Berkembangnya teknologi khususnya dalam bidang IT telah merubah paradigma dalam berkorespondensi. Kalau dulu kantor pos ramai dikunjungi orang yang ingin mengirim surat, saat ini boleh dibilang turun drastis. Pasalnya orang lebih suka mengirirm pesan atau informasi yang ingin disampaikan melalui fasilitas pesan elektronik.
Banyak cara yang bisa dilakukan untuk mengirim pesan secara
elektronik saat ini diantaranya melalui SMS, BBM, Twitter, Facebook, Email dan
banyak failitas pesan elektronik lainnya. Cara ini jauh lebih praktis, ekonomis
dan cepat. Dalam hitungan detik pesan yang kita sampaikan langsung diterima
oleh orang yang kita tuju.
Begitupun halnya dengan sistem rekruitment, banyak perusahaan
yang menggunakan sistem elektronik dalam proses penerimaan pegawainya. Sang
pelamarpun tidak perlu repot-repot harus datang ke kantor pos, membeli
perangko, menyiapkan amplop dan fotocopy berkas lamaran lainnya.
Memang dengan sistem elektronikpun bukan berarti sangat
mudah, tetapi hanya pada awalnya saja kita harus men-scan berkas-berkas surat
lamaran sebagai Kelengkapan Melamar Kerja selanjutnya berkas yang
sudah dijadikan file elektronik tersebut disimpan dalam format PDF, JPG, PNG,
DOC dalam flashdisk, hardisk dan media penyimpan file elektronik lainya. Bila
sewaktu-waktu akan digunakan kembali file elektronik tersebut dapat diambil
untuk diupload/unggah sebagai persyaratan dalam melamar pekerjaan.
Berikut disajikan hal-hal yang perlu dilakukan untuk mengirim
lamaran pekerjaan melalui email :
1. Persiapkan berkas yang akan dibuat file elektronik (di scan) diantaranya :
- Surat Lamaran Kerja
- Daftar Riwayat Hidup (Curriculum Vitae)
- Ijazah/sertifikat yang dilegalisir
- Kartu Indentitas (KTP)
- Pasfoto
- Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK)
- Surat Keterangan Berbadan Sehat dari Dokter
- Kartu Kuning (AK-1) Kemenakertrans
Perlu diingat saat melakukan Scan berkas usahakan ukuran file
tidak terlalu besar, hal ini bertujuan agar saat mengupload file lamaran
prosesnya tidak lama. Anda bisa melakukan setting pada software scanner untuk
menentukan ukuran file hasil scan, atau apabila ukurannya masih besar bisa
dikecilkan dengan menggunakan aplikasi di windows seperti Microsoft Office
Picture Manager, Paint dan lain-lain.
2. Persiapkan akun email
Bila belum memiliki email Anda bisa membuatnya. Ada banyak
penyedia layanan email gratis yang bisa dimanfaatkan seperti Gmail, Yahoo, AIM,
Hotmail, GMX, Eramuslim, Telkomnet, Plasa.com dan lain-lain. Khusus akun Gmail
kami telah menyajikan tutorialnya yaitu Cara Membuat Email Google atau gmail yang bisa
Anda manfaatkan.
3. Fahami persyaratan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Terkadang tidak semua berkas lamaran pekerjaan diminta oleh perusahaan penerima lowongan pekerjaan, mungkin hanya berkas utama saja yang harus dikirim via email seperti surat lamaran, ijazah dan CV. Untuk hal seperti ini Anda hanya perlu mengirim persyaratan sesuai yang diminta, semakin sedikit berkas yang diupload/unggah maka prosesnya juga semakin cepat karena tidak membutuhkan file yang berukuran besar. Namun bila perusahaan penerima lowongan pekerjaan tidak mensyaratkan ini Anda bisa mengupload semua berkas lamaran yang Anda miliki.
Untuk lebih simple Anda bisa menyusun semua berkas lamaran dalam 1 file PDF, caranya dengan memasukkan file-file tersebut dalam microsoft office word (minimal versi 2007) dan menyimpannya (safe as) sebagai file PDF, atau bisa memasukkan file berkas lamaran dalam satu folder lalu mengkompresnya menjadi format zip atau rar. Hal tersebut dapat meringkas file berukuran besar menjadi lebih kecil sehingga mudah untuk diupload.
4. Tujuan pengiriman dan judul email/Subject
Saat ingin mengirim email pastikan alamat email tujuan sudah
benar, periksa kembali dengan teliti jangan sampai surat lamaran Anda tidak
sampai atau salah alamat.
Hal yang juga perlu diperhatikan dalam mengirim sebuah email
adalah judul/subject nya. Kadang dalam inbox mail seseorang/perusahaan banyak
sekali yang belum terbaca, bila judul email yang masuk tidak jelas bisa
dianggap spam atau akan diabaikan. Oleh karena itu pemberian judul/subject
menjadi sangat penting untuk dicantumkan serta disesuaikan dengan hal yang
diminta misalnya Anda bisa memilih judul "Lamaran Pekerjaan Untuk Posisi
Manajer Pemasaran" atau bila perusahaan mensyaratkan sistem kode bisa
ditulis "Lamaran Pekerjaan Kode 0012" dan lain-lain.
5. Menulis redaksi dan menyisipkan Attachment
Meskipun yang diperlukan perusahaan penerima lowongan adalah
berkas lamaran yang berupa file elektronik namun penulisan redaksi pengantar
juga perlu diperhatikan. Gunakana bahasa yang simpel dan tidak bertele-tele
serta jelas maksudnya. Redaksi bisa dibuat sesuai surat lamaran pekerjaan yang
juga disertakan dalam lampiran file elektronik.
Setelah redaksi isi email dibuat maka selanjunya adalah
menyisipkan Attachment atau file yang akan disertakan, khusus pad Gmail menu
Add Attachment atau Lampirkan File ada pada menu bawah bergambar clip. Klik
gambar tersebut dan pilih file yang akan dilampirkan dalam email dari
laptop/komputer Anda.
6. Test pengiriman email ke email sendiri
Setelah semua hal diatas diperiksa dengan baik dan benar maka sebelum dikirim kepada email tujuan alangkah baiknya dilakukan test pengiriman email. Gunakan alamat email Anda yang lain untuk tujuan pengiriman, setelah terikirim Anda bisa membaca dan memeriksa kembali karena seperti itulah email yang akan dibaca oleh perusahaan yang dituju. Apabila dirasa masih ada yang kurang bisa dilakukan perbaikan, dan setelah yakin semuanya benar baru kirim ke alamat email perusahaan penerima lowongan pekerjaan. Tunggu beberapa saat sampai ada pemberitahuan bahwa email Anda telah terkirim.
